Aanleiding: Uitwerken en opleveren van het inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur.

Bedoeling: Als Directie Secretaresse voer je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden.

Persoonlijkheid x vaardigheid: Je bent proactief, nauwkeurig en schakelt moeiteloos in een dynamische omgeving. Je hebt een sterk organisatievermogen, houdt overzicht en voelt goed aan wat er bestuurlijk speelt. Met jouw verbindende en servicegerichte houding ontzorg je het management effectief.

Organisatie

De organisatie ligt in een groene, waterrijke omgeving met meerdere dorpskernen en zo’n 45.000 inwoners. Er wordt dagelijks gewerkt vanuit een betrokken en samenwerkingsgerichte cultuur. Ook liggen er stevige opgaven op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaat en economie. Deze worden gerealiseerd in nauwe samenwerking met collega’s, inwoners en externe partners.

Directie Secretaresse

Als Directie Secretaresse voer je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je vervult een centrale en verbindende rol binnen de organisatie. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Geen dag is hetzelfde.

Je werkt volgens de uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat het team efficiënt en eenduidig samenwerkt. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken en voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Werkzaamheden

Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden.
Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren.
Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Functie-eisen

Let op: Dit zijn harde eisen voor de opdrachtgever

De functie betreft 28 – 32 uur per week;
Zonder overheidservaring heeft het helaas geen zin om te reageren;
Minimaal een afgeronde opleiding op MBO 4 niveau in een secretariële richting;
Werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, iBabs of MS Office;
Minimaal 1 jaar werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling.

Wensen

Werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling;
Werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda’s op constructieve manier samenlopen;
Werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden;
Werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie.

Competenties

Politiek-bestuurlijk sensitief;
Stressbestendig;
Discreet;
Klantgericht;
Samenwerken;
Organisatievermogen;
Nauwkeurig;
Communicatief vaardig;
Flexibel;
Zelfstandig;
Integer;
Besluitvaardig;
Empathisch.

Aanleveren

Let op: Onderstaande punten zijn vereist

Op de opdracht afgestemd cv opgesteld in het Nederlands, format Word, max. 5 A4tjes;
Geef een korte motivatie voor deze opdracht (max. 1 A4tje);
2 referenties met contactgegevens (In geval van een intakegesprek worden deze soms geraadpleegd door de opdrachtgever);
Indicatie uurtarief.

Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient jouw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in je cv te zijn opgenomen.

Sollicitatie

Succes = persoonlijkheid x vaardigheid

Raakt deze opdracht je passie, sluit deze goed aan bij je overheidservaring? Reageer dan direct via onderstaande knop.

Je ontvangt binnen 24 uur een ontvangstbevestiging en binnen 3 dagen na sluitingstermijn/beoordeling altijd een beargumenteerde terugkoppeling.
Heb je tussendoor vragen dan kun je bij de contactpersoon terecht voor meer informatie b.v. over wie de eindklant is en over de opdrachtovereenkomst. Tevens kunnen we je transparant adviseren over de tariefstelling.

Niet alle interim opdrachten staan op de website. Staat je interim opdracht er niet bij? Schrijf je dan vrijblijvend bij ons in en ontvang opdrachten op maat.

Waarom Talent123?

Talent123 is een familiebedrijf en bemiddelt voor tijdelijke vacatures en interim opdrachten binnen de overheid voor verander- en/of ontwikkelopdrachten. Wij werken samen met ZZP’ers en sollicitanten die openstaan voor een detachering bij de overheid. Talent123 doet alleen rechtstreeks zaken met opdrachtgevers en streeft naar bestendige toekomstvaste relaties met opdrachtgevers en professionals. Daarnaast is Talent123 een bureau dat zich als ‘nicheplayer’ 100% richt op interim opdrachten bij de overheid en mensgericht te werk gaat.

Voor meer informatie bekijk onze dienstverlening voor professionals en lees hier alles over Talent123.

Solliciteren

Wij maken gebruik van functionele cookies om onze website optimaal te kunnen laten werken. Daarnaast gebruiken wij analytische cookies om onze website te kunnen verbeteren en inzichten te verkrijgen over het gebruik en de prestaties van onze website. U kunt zelf uw cookie voorkeuren instellen via de knoppen. Voor meer informatie over cookies en tips voor het uitzetten van cookies gaat u naar ons privacy- en cookiebeleid.

Functionele cookies Altijd actief

De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.

Voorkeuren

De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.

Statistieken

De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt. De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.

Marketing

De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.

Lisanne Zoet

Directie Secretaresse

Wensen

Competenties

Aanleveren

Waarom Talent123?

Tips voor een goed curriculum vitae voor interim professionals

Tips voor het schrijven van een motivatiebrief

Op de hoogte blijven van nieuwe interim opdrachten?

Voor ons team en onze interim professionals op opdracht, planten wij bomen om de CO2 uitstoot te compenseren