Secretariële, Management Ondersteuning en PMO interim professionals – Nederland

Secretariële, Management Ondersteuning en PMO interim professionals

Introductie

Dienstverband

Interim opdracht / Payroll

Branche

Overheid

Deadline

Je reactie graag voor 31-08-2021

Standplaats

Meerder regio’s in Nederland

Periode

Start in augustus en september 2021

Verlenging

Nog niet bekend

Inzet

24 – 36 uur

Gesprekken

N.t.b

Contact

n.vandonge@talent123.nl

  • Aanleiding: Wij zijn op zoek naar interim professionals voor de functies programma- en project management ondersteuner, projectsecretaris, management assistent, projectassistenten en secretarissen.

Organisatie

Wij hebben verschillende interim opdrachten openstaan binnen de overheid op MBO, HBO en WO werk- en denkniveau. Dit betreft onder andere gemeenten, provincies, ministeries en waterschappen.

Secretariële, Management Ondersteuning en PMO interim professionals

Wij zijn op zoek naar interim professionals voor de functies programma- en project management ondersteuner, projectsecretaris, management assistent, projectassistenten en secretarissen.

Is een van deze functies jou op het lijf geschreven en ga je vol passie graag een nieuwe opdracht aan? Ik wil graag met je kennismaken en de mogelijkheden bespreken. Schrijf je hieronder in en ik neem zo snel mogelijk contact met je op.

Om een beeld te geven van de opdrachten geef ik hieronder drie voorbeelden van project assistent, managementassistent en projectsecretaris:

Project assistent

De gemeente is volop in ontwikkeling. Oude wijken worden opgeknapt (programma Betere Buurten). Deze gemeente heeft ambitieuze woningbouw plannen en werkt aan een duurzame binnenstad. Als deze ontwikkeling worden projectmatig ingestoken. Jij ondersteund de adviseurs fysieke leefomgeving.

Managementassistent

Binnen team Projecten worden in opdracht van ambtelijke opdrachtgevers projecten in de openbare ruimte van de gemeente van uiteenlopende aard voorbereid en tijdens de uitvoering begeleid. Bij de voorbereiding van projecten wordt intensief samengewerkt met eigen vakafdelingen, maar ook met burgers en bedrijven. Participatie is daarom een belangrijk onderdeel van het werkpakket. Het team bestaat uit ca. 55 medewerkers en wordt gevormd door algemeen projectleiders, technisch projectleiders en projectassistenten.

Wij zijn op zoek naar een ervaren managementassistent die de projectdirecteur Gebiedsontwikkeling en haar managementteam ondersteunt. Je hebt geen 9 – 5 mentaliteit en je bent bereid om op verschillende locaties te werken (thuis, op het projectkantoor alsook op het Stadskantoor). Je bent discreet, pro-actief, administratief en digitaal goed onderlegd en vindt het leuk om achter de schermen te werken. Je kunt goed onder druk werken en je bent in staat om snel te schakelen en zelfstandig regie te voeren over de werkzaamheden.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • het indelen en bewaken van de drukke agenda van de projectdirecteur en het management team;
  • dagelijks voorbereiden van de agenda en hiervoor pro-actief de bijbehorende stukken verzamelen;
  • het inschatten van binnenkomende correspondentie op belang en urgentie;
  • het zelfstandig organiseren en voorbereiden van de diverse vergaderingen, opstellen van de agenda’s, complementeren van vergaderstukken, attenderen op bijzondere aandachtspunten en verzorgen van de verslaglegging van de diverse vergaderingen;
  • het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten, tijdig signaleren van afwijkingen en het ondernemen van acties;
  • het vervullen van een ‘bufferfunctie’ tussen de projectdirecteur, directie of bestuur, het team, en collega’s, respectievelijk externe instanties;
  • het ontvangen en begeleiden van bezoek en delegaties en het voorbereiden van deze bezoeken;
  • het structureren en beheren van het (persoonlijk/vertrouwelijk) archief;
  • het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers naar onderwerp of project;
  • het verzamelen van gegevens en overzichten ten behoeve van periodieke verslaglegging, interpreteren van deze gegevens en het opstellen van management-rapportages.

Projectsecretaris

Verschillende teams van deze gemeente worden samengevoegd naar 1 afdeling / loket. De komende maanden staan in het teken van deze samenvoeging. Jouw functie is om deze samenvoeging te ondersteunen en daar waar nodig te adviseren over wat er allemaal bij de samenvoeging komt kijken. Ondersteuning in het proces van samenvoeging en vernieuwing processen en cultuur.

Jij bent de “meewerkend voorman/vrouw”, een aanpakker die de teammanagers faciliteert en ontlast om van de samenvoeging een succes te maken. Dus een denker en een doener in één.

Dit ga je doen:

  • Komend half jaar werken aan de impact van de samenvoeging van deze teams op het werkproces en afstemming van werkwijze;
  • Gevraagd en ongevraagd advies geven aan de teammanagers over dit proces van samenvoeging;
  • Interne en externe bijeenkomsten organiseren op beleidsniveau maar ook voor medewerkers en wellicht ketenpartners. Hierbij stel je een memo op van de belangrijkste zaken;
  • Meedenken welke trainingen uitgevoerd dienen te worden;
  • Opstellen van relevante projectdocumenten;
  • Ondersteuning bij planning. Je houdt besluitvormingsmomenten in de gaten;
  • Inlichten van belanghebbenden. Je bent verantwoordelijk voor de communicatie;
  • Kijken naar huisvesting en toezien of de medewerkers toegang hebben tot de benodigde systeemmappen;
  • Meedenken over werkproces voor na corona tijd.

Om bovenstaand te bereiken is het van belang dat je ervaring hebt met organisatie veranderingen en verander opgaves. Je bent daarbij instaat om helder op papier te zetten wat nodig is om de verandering goed te laten verlopen.

Neem contact op voor de openstaande opdrachten. Wij plaatsen niet alle opdrachten afzonderlijk op onze website. Voor veel opdrachten maken wij een directe match uit ons netwerk. Word ook deel van ons netwerk interim professionals.

Functie-eisen

| Let op: Dit zijn harde eisen |

  • Opleiding in een relevante richting
  • > 2 jaar werkervaring in soortgelijke functie(s);
  • > 1 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie;
  • Goede administratieve en digitale vaardigheden (o.a. MS office).

Wensen

  • > 2 jaar werkervaring bij gemeenten, provincies, ministeries en/of waterschappen;
  • Kennis van en werkervaring met projectmanagement methodes;
  • Projectmanagement methode certificaat (bv. Prince2 foundation)

Competenties

  • Gedreven;
  • Pro-actief;
  • Samenwerken;
  • Gestructureerd werken;
  • Overzicht;
  • Dienstverlenend;
  • Politiek- bestuurlijk en organisatiesensitief;
  • In staat om snel te schakelen en zelfstandig regie te voeren over de werkzaamheden.

Aanleveren

| Let op: Onderstaande punten zijn vereist |

  • CV opgesteld in het Nederlands, format Word, max. 5 A4tjes;
  • Geef een korte motivatie voor deze opdracht (max. 1 A4tje);
  • > 1 referentie (wordt alleen zelden geraadpleegd door de opdrachtgever in geval van een intakegesprek);
  • Indicatie uurtarief.

Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient jouw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in je cv te zijn opgenomen.

Sollicitatie

Succes = persoonlijkheid x vaardigheid

Raakt deze opdracht je passie, sluit deze goed aan bij je overheidservaring? Reageer dan direct! Graag ontvangen we je CV en een korte persoonlijke introductie. Niet alle vacatures staan op de website. Staat je vacature er niet bij stuur ons een open sollicitatie en volg ons op LinkedIn.

Waarom Talent123?

Talent123 doet alleen rechtstreeks zaken met opdrachtgevers en streeft naar bestendige toekomstvaste relaties met opdrachtgevers en professionals. Daarnaast is Talent123 een bureau dat zich als ‘nicheplayer’ 100% richt op interim opdrachten bij de overheid en mensgericht te werk gaat. Voor meer informatie bekijk onze dienstverlening voor professionals en lees hier alles over Talent123.

Onze kernwaarden zijn: Bescheiden | Initiatief | Lef
Waar zijn we goed in: Organiseren | Ontwikkelen | Detacheren | We betalen altijd op tijd


Print Friendly, PDF & Email