PMO – Programma Management Ondersteuner Fysieke (Toegangs-) Beveiliging

De Dienst Facility Management (FM) maakt onderdeel uit van het Politiedienstencentrum (PDC). Binnen de dienst FM bestaat het programma Fysieke Toegangsbeveiliging (FTB). Dit programma is opgezet voor onder andere de inrichting van integrale uitvoeringsprocessen van fysieke beveiliging op landelijk niveau. Binnen dit programma zijn meerdere projecten actief, met allemaal hun eigen opdracht. Het programma en de projecten hebben een landelijke focus.

PMO – Programma Management Ondersteuner Fysieke (Toegangs-) Beveiliging

Als Programma Management Ondersteuner ondersteunt je de programmamanager in de werkzaamheden voor het programma. Daarnaast zal je, ondersteuning bieden aan in ieder geval één andere projectmanager en de governance van het programma. Met 3 andere PMO’ers vorm je samen het Project Management Office. Samen zorg je voor structuur, standaardisering en ondersteuning in het gehele programma. Het programma stuurt alle projecten aan en zorgt voor duidelijk inzicht in de status van de projecten. Je rapporteert aan de programmamanager.

Werkzaamheden

Als Programma Management Ondersteuner zorg je voor een goede en kwalitatieve programma- en projectadministratie. Je bent het centrale aanspreekpunt voor de programmamanager en de medewerkers in het team. Je werkzaamheden zullen o.a. bestaan uit:

• Ondersteuning Programmanager;
• Ondersteuning Projectleider FG2 + team;
• Ondersteuning van de governance van het programma;
• Het initiatief nemen in het meedenken en adviseren over verbeteringen;
• Actief betrokken in nieuwe projecten / overleggen binnen het programma.

Programma- en project administratie

• Het geven van project ondersteuning op basis van PRINCE2;
• Bewaken van mijlpalen, deadlines en afspraken;
• Het assisteren bij het opstellen en bewaken van de projectplanningen;
• Het inbedden van project beheersprocessen binnen het programma;
• Het archiveren en up-to-date houden van digitale documentatie.

Communicatie en administratie

• Het verzamelen van voortgangsrapportages en het signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen;
• Het bijhouden en up-to-date houden van zowel de programma HPR (hoofdpuntenrapportage) als die van focusgebied 2;
• Het maken en voorbereiden van afspraken;
• Verslaglegging van overleggen en zorgen voor de opvolging van actiepunten;
• Het ondersteunen in de financiële verslaglegging en het verwerken van facturen;
• Het maken van opleggers, opdrachtbrieven, verplichtingen;
• Bijhouden van overzichten zoals de stakeholderlijst.

Team

• Organiseren en regelen van Kennisevents, teamuitjes etc.;
• Aansturen PMO team;
• HRM werkzaamheden o.a.:
• Inhuuraanvragen;
• Selectiegesprekken;
• Onboarding nieuwe programma medewerkers.

Als Programma Management Ondersteuner ben je betrokken en denkt mee. Je kan goed samenwerken en bent daadkrachtig. In deze dynamische omgeving wordt er een proactieve houding van je gevraagd. Herken jij jezelf als de Programma Management Ondersteuner die wij zoeken? Schrijf je hieronder dan in voor deze opdracht!